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電子郵件正文格式

發(fā)送電子郵件是現(xiàn)代辦公人員用得比較多的一種業(yè)務溝通方式。雖然沒有明文規(guī)定電子郵件必須怎么怎么書寫,但對于商務人員來說,書寫電子郵件代表了我們個人及企業(yè)的形象,還是需要遵守一定的要求的。下面就介紹一些電子郵件正文格式書寫要求。

1. Email正文要簡明扼要,行文通順

若對方不認識你,第一件應當說明的就是自已的身份,姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重,點名身份應當簡潔扼要,最好是和本郵件以及對方有關(guān),主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事,別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多,有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多,正文應只作摘要介紹,然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順,多用簡單詞匯和短句,準確清晰的表達,不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐憎。

2. 注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自已的熟絡程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同,選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述,以免引起對方不適。

尊重對方,請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對別人意見的評論比須謹慎而客觀?!班]件門”就是深刻的教訓。

3. Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

如果事情復雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不過長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。

5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重,也是自已態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開,如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前,務必自已仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱讀。

7. 合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用:)之類的笑臉字符,在商務信函里面這樣顯得比較輕佻,Business Email不是你的情書,所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

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